Na correria do dia a dia de uma empresa, um ponto importante que pode acabar não ganhando a atenção que merece é a organização a equipe de trabalho. Muitos colaboradores foram criados realizando tarefas individuais, não aprendendo como comunicar-se constantemente com a equipe da qual fazem parte.
É de responsabilidade da liderança promover um ambiente que permita essa comunicação e criar uma rotina de trabalho que auxilie na organização de tarefas e no alcance de metas. Continue a leitura e confira 6 dicas matadoras que listamos para você organizar sua equipe de trabalho!
1. Una os perfis certos
Todo time de sucesso precisa de pessoas que pensam diferente, que trazem energias e contribuições diversas. Por isso, procure formar equipes com perfis que se completem, garantindo, assim, uma constante necessidade de aprendizado pessoal e profissional durante a execução do trabalho em conjunto.
2. Encontre o líder que a equipe de trabalho precisa
Após a escolha da equipe, é hora de encontrar uma liderança. Vale lembrar a diferença entre um líder e um chefe: não basta delegar tarefas, é importante também estar próximo aos liderados e performar o trabalho junto a eles.
Perfis ideais para essa tarefa são proativos, independentes e comunicativos: eles realmente colocam a “mão na massa”! Você pode selecionar alguém com essas características na equipe e pedir que reporte diretamente a você.
3. Defina os papéis de cada membro
Job descriptions geralmente são listas gigantes de atividades que podem ou não ser executadas por um colaborador. Para construir uma equipe organizada, limpe essas job descriptions e adapte-as ao projeto ou à necessidade atual da empresa.
Faça uma projeção de 6 meses e simplifique essa lista. Em seguida, relacione as responsabilidades a cada integrante da equipe. Quais deles teriam mais facilidade e motivação para quais atribuições? Essa simples realocação produzirá grandes efeitos na dinâmica do grupo.
4. Aja com sinceridade e flexibilidade
Problemas acontecem em qualquer equipe. Inclusive, é uma das etapas necessárias para a formação de um grupo de alta performance.
A temida fase do Storming, de acordo com o Modelo de Tuckman, na qual vários pequenos problemas se tornam uma “bola de neve” e muitas equipes podem acabar se desfazendo, é também o momento em que se cria aquela sensação de “passamos por isso juntos!”.
Tratar cada problema com sinceridade e adaptar-se às necessidades que porventura apareçam no decorrer do projeto é fundamental para atingir a coesão da equipe.
5. Utilize um gerenciador de tarefas
Listas de tarefas não são ultrapassadas! Já é um fato conhecido que a ação de escrever uma tarefa, por si só, já aumenta consideravelmente as chances de que ela se realize. Além do mais, listas ajudam na organização de metas e prazos.
Quando uma lista de tarefas é acessível e entendida por todos, cria-se um sentimento de cumprimento coletivo de atividades e accountability entre todos. Não se esqueça de treinar bem todos da equipe na utilização do gerenciador, sempre encorajando-os.
6. Aproveite os benefícios da gestão em nuvem
Nem sempre as equipes fazem seu trabalho 100% dentro do escritório, principalmente aquelas que lidam com vendas externas. Se as informações sobre tarefas, prazos e metas são fáceis de serem acessadas fora do computador oficial do trabalho, existem maiores chances de atualizações frequentes e maior utilização do software de gestão por todos.
Muitas dessas dicas são relacionadas à sua rotina de trabalho. É muito importante saber que uma rotina deve ser implementada com repetição e disciplina, até que seja um hábito da sua equipe.
A aplicação de uma gestão em nuvem e de um gerenciador de tarefas, passando pela observação do comportamento de sua equipe em diferentes ocasiões (reuniões longas, tarefas repetitivas, projetos ambiciosos, competições dentro da empresa), são ações que contribuirão ― e muito! ― para identificar lideranças e quais perfis trabalham bem juntos.
Esperamos que você comece a implementar já essas dicas para organizar sua equipe de trabalho. E não deixe de comentar, contando suas experiências nessa tarefa!