O bom gestor precisa compreender os benefícios em adotar um sistema dentro da sua empresa. Eles são necessários no apoio a tomada de decisões e na produtividade dos diversos níveis e funções organizacionais, tantos nas pequenas quanto nas grandes empesas. Existem diferentes tipos de sistema que atendem aos diferentes níveis organizacionais e suas necessidades. Conheça agora os principais e entenda os motivos para desenvolver um para seus negócios:
Sistemas de Trabalhadores de Conhecimento (STCs)
Auxiliam na criação de novas informações e estruturação do conhecimento. É direcionado para os funcionários conhecidos na área de sistemas de informação como “trabalhadores do conhecimento e de dados”, geralmente pessoas com ensino superior: engenheiros, advogados e cientistas. Mas também auxilia outros profissionais que executam funções próximas, como secretárias, contadores e arquivistas.
Um exemplo são os softwares do tipo CAD, sigla em inglês para computer aided design (em tradução livre “projeto assistido por computador”). Eles auxiliam os funcionários e facilitam o desenvolvimento das suas principais tarefas. Pense em como o AutoCAD presta assistência os profissionais que precisam criar desenhos técnicos.
Sistemas de automação de escritório (SAEs)
Como o próprio nome já sugere esse sistema ajuda na otimização e automação das tarefas da empresa. Eles manipulam e gerenciam documentos por meio de editores de texto, editoração eletrônica, tratamento de imagem, digitalização e arquivamento digital. Ajudam na organização através de ferramentas como agendas eletrônicas e na comunicação. Também são voltados para os trabalhadores do conhecimento e de dados.
Sistemas de Informação Gerenciais (SIG)
Dão suporte aos gestores em suas atividades de organização, direção e especialmente planejamento e controle. Os Sistemas de Informação Gerencial (SIG) devem fornecer as informações necessárias para o bom desempenho organizacional. São o resultado da interação colaborativa entre equipe, tecnologia e técnicas que ajudam a empresa a atingir seus objetivos.
Sistemas de Apoio a Decisão (SAD)
Ajudam aos gestores no momento de tomada de decisão, principalmente as não convencionais ou que precisam ser feitas em ambientes complexos. Um bom SAD oferece modelos que auxiliam o nível gerencial a avaliar o impacto das possíveis soluções de um problema e facilita o processo de escolha da melhor alternativa.
É composto pelos seguintes subsistemas: Subsistema de gerenciamento de dados; o subsistema de gerenciamento do modelo que permite ao modelo capacidades analíticas através de ferramentas de análise estatística ou financial; Subsistema de gestão do conhecimento e Subsistema de Interface com o utilizador.
A principal diferença do SAD para um SIG é a interatividade, já que o usuário pode interagir com diversas alternativas e avaliar cada uma delas através de técnicas de “e se eu fizer isto?”, tais como projeção e regressão.
Sistemas de Apoio ao Executivo (SAEs)
São alimentados pelas informações oriundas dos Sistemas de Informação Gerenciais e de Apoio a Decisões que são simplificadas e repassadas de forma objetiva para os executivos da empresa que ficam empoderados para obter informações com agilidade, prever problemas e tendências, comunicar-se com a equipe e selecionar objetivos estratégicos.
Representam a evolução natural dos SIGs, pela necessidade das empresas de tirar partido da informação processada para ganhar vantagem competitiva e redefinir os objetivos de acordo com o contexto apresentado.
Minha empresa precisa desenvolver um sistema?
Vivemos na chamada Era da Informação, então não é de se estranhar que ela seja exatamente um dos recursos mais importantes da atualidade, inclusive nos negócios. Diversos autores consideram que a informação de qualidade é o bem mais precioso dentro do ambiente organizacional. Por essa razão é fundamental a criação de sistemas para gerir algo tão essencial. Quando bem executados eles provocam mudanças organizacionais e administrativas que ampliam a visão dos gestores e apoiam a tomada de decisões e execução de tarefas nos diversos níveis e funções organizacionais
A otimização dos processos e das operações com eficiência são responsáveis pelo aumento da competitividade perante as outras empresas e pela permanência no mercado. Isso diminui o temo de resposta entre os setores, que passam a ter acesso aos dados uns dos outros com facilidade, e diminui a redundância de atividades. Outra vantagem é ter as operações centralizadas e alinhadas em um único e seguro banco de dados é o que garante maior confiabilidade.
Um desempenho gerencial eficaz pressupõe, em qualquer empresa, a existência de infraestrutura informacional que ajude a tomada de decisão de forma ágil e segura. O sistema de informação gerencial fortalece o plano de atuação das empresas, a geração de informações rápidas, precisas e capazes de permitir uma estruturação de gestão diferenciada.
Um dos principais desafios durante a implementação é identificar quais setores precisam estar interligados e como usufruir dos sistemas de forma eficaz para alcançar as metas e objetivos propostos. Para um sistema para alcançar o máximo de seu potencial precisa ser planejado e executado da maneira correta.
Também é preciso cuidado na escolha das ferramentas que serão utilizadas para executar o sistema e extrair os dados necessários. A utilização de softwares de última geração permitem a construção e aplicações superiores em prazos curtos e capazes de atender diferentes tipos de uso volumes de utilização. O sucesso é garantido quando elas garantem velocidade assimilar as informações e ajudam a evitar erros de gestão que não podem ocorrer de maneira alguma.
Para a execução é de extrema importância a existência de uma equipe com colaboradores motivados e dispostos a serem capacitados para utilizar as ferramentas de gestão, inserindo dados no sistema, extraindo as informações e, transformando-as em inteligência no tempo correto de darem base as tomadas de decisões e atingirem os objetivos planejados.
A qualidade na escolha das alternativas administrativas do gerente vai depender da qualidade e relevância das informações disponibilizadas através do sistema, por essa razão é fundamental investir em um que possa oferecer dados com velocidade e precisão. Eles que darão as bases para uma estruturação de gestão diferenciada que resultará na criação de uma inteligência competitiva que traz vantagem frente aos concorrentes.
Para a implementação de sistemas sempre é recomendado trazer um olhar de fora e que fique focado nesse campo, considere contratar uma empresa especializada em executar e planejar esses procedimentos. Ainda tem dúvidas se desenvolver um sistema dentro da sua empresa é uma boa opção? Comente nesse artigo e veja como nós podemos te ajudar!