O Brasil está passando por momentos instáveis, economicamente falando. Baixo crescimento, altas taxas de inflação e a desvalorização do real são alguns empecilhos que influenciam diretamente no dia a dia das empresas.
Uma das áreas mais afetadas é a área de compras de uma companhia. Comprar não é uma tarefa fácil, pois envolve muito mais que a simples aquisição de um produto ou serviço. O processo de compra tem se tornado cada vez mais complexo, devido ao grande volume de informações.
Lidar com informações erradas e/ou incompletas e pouco confiáveis pode ocasionar grandes perdas para sua empresa. É sabido que a área de compras de uma organização é constantemente cobrada para fazer mais com menos, ou seja, comprar o melhor produto/serviço possível com o menor custo.
É nesse ponto que entra a automatização dos processos de compra. Pensando nisso, preparamos este artigo para você aprender mais sobre esse tema e saber porque é importante automatizar os processos de compra da sua empresa. Confira!
Mais agilidade
O primeiro benefício que se pode perceber ao automatizar um processo, independentemente de qual processo seja, é a agilidade que se ganha. Os profissionais atuantes têm mais tempo disponível para se dedicarem ao que realmente interessa, não desperdiçando sua energia em atividades banais.
Focando na área de compras, podemos ressaltar que as tarefas de compras, cotações, orçamentos e contratos se tornarão menos burocráticas e mais rotineiras, permitindo que os profissionais prestem mais atenção aos detalhes, o que não é possível sem a automatização.
Menor recorrência de erros
Conforme elencado anteriormente, a automatização do processo de compras permite que o profissional tenha mais tempo e energia para prestar atenção aos detalhes relevantes do procedimento. Dessa maneira, os erros se tornam menos recorrentes e o processo se torna mais qualificado e produtivo.
A menor recorrência de erros é um excelente indicador de qualidade, diga-se de passagem. Se você não errar, não será necessário retrabalhos e a revisão constante de todo o material produzido. Além disso, você priva a empresa de possíveis prejuízos financeiros que podem ocorrer devido a um erro desse setor.
Redução de gastos
Outra vantagem de se automatizar os processos de compra é a redução de gastos. Ao se investir nessa automatização, o processo de compra não necessitará de treinamentos constantes, uma vez que as instruções serão fornecidas aos participantes durante a operação do sistema.
Aumento dos lucros
Além de propiciar a redução de gastos, automatizar os processos de compra da sua empresa também provoca um aumento nos lucros. Processos automatizados possibilitam comprar apenas o que é necessário, na quantidade necessária e, o mais importante, no tempo necessário.
As informações fornecidas pelos softwares auxiliam os compradores na gestão do estoque dos materiais e na escolha do fornecedor, inclusive. Dessa forma, jamais haverá a insuficiência de um produto/matéria prima ou o excesso do mesmo.
Pode-se afirmar que a automatização provocará uma gestão de estoque mais eficiente, melhorando o atendimento das necessidades dos clientes, sejam eles internos ou externos. As finanças serão mais facilmente controladas, permitindo, assim, o aumento da lucratividade.
Integração dos setores
A área de compras de uma empresa está diretamente ligada a diversas outras áreas. Estoque, setor comercial, setor financeiro, setor patrimonial e outros setores dependem do setor de compras para conseguirem operar.
Assim sendo, a automação desse processo permite que todos os setores sejam integrados, facilitando a comunicação entre as diversas áreas de sua empresa. Dessa maneira, as tomadas de decisão se tornam mais assertivas e os resultados mais favoráveis à companhia.
Indicadores de desempenho
É possível dizer ainda que o uso dessa tecnologia no processo de compras permitirá que os profissionais tenham acesso a mais informações, gerando inúmeros benefícios. O que antes eram apenas números numa planilha podem se tornar gráficos e indicadores de desempenho.
Orçado x comprado, número de devoluções e insatisfações, entrega dentro ou fora do prazo e, até mesmo o tempo gasto entre a concepção de um produto, seu lançamento e sua venda no mercado, pode ser mensurado. Em vista disso, há um incrível potencial para se aplicar excelentes práticas de gestão em toda a empresa, se beneficiando ainda mais.
Melhoria contínua
Após agilizar todo o processo, diminuir o índice de erros, reduzir os gastos, aumentar os lucros, integrar os setores e analisar todos os indicadores de desempenho, o próximo benefício de se automatizar os processos de compra de sua empresa é a possibilidade de sempre buscar uma melhoria contínua.
Todas as informações fornecidas pelo Business Intelligence do negócio permitem que os stakeholders do processo possam identificar gastos dispensáveis, desperdícios de materiais e recursos e os gargalos em todo o procedimento de compras.
Os envolvidos podem propor soluções eficazes para solucionarem esses problemas e buscarem sempre por melhorias contínuas, não só no processo de compra, mas em todos os processos da empresa.
Lucro direto
Todo o sistema que envolve a aquisição de um produto não é baseado somente no preço. A qualidade do produto e sua durabilidade também devem ser ponderadas. É válido destacar que um sistema eficiente envia o pedido de compra a todos os fornecedores cadastrados em seu banco de dados.
A partir da resposta dos fornecedores, o sistema monta o mapa de cotações, analisando dados e referências estratégias, indicando sempre o melhor produto a ser adquirido. Deve-se lembrar que é sempre possível negociar os preços dos fornecedores, aumentando a economia no processo.
Automatizar os processos de compra da sua empresa pode ser altamente benéfico para seus negócios. Deve-se sempre buscar por empresas especializadas no assunto, que poderão ser verdadeiros parceiros do seu negócio e que proverão soluções corporativas de alta qualidade. Não perca tempo e automatize os processos de compra de sua empresa!
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