A gestão de compras é uma importante demanda que deve ser conduzida de forma inteligente, especialmente dentro das pequenas e médias empresas. A eficiência nessa etapa surte efeitos em questões de logística e também na redução de despesas.
Pata conseguir bons resultados e é importante considerar uma série de fatores, implementando novos hábitos e preparando os setores da empresa para entenderem e cumprirem com processos que vão otimizar a gestão de compras.
Neste post você vai saber o que deve ser feito para conseguir mais eficiência na hora de controlar seu estoque, sem que nada falte e conseguindo bons negócios. Confira!
Faça uma previsão de vendas eficiente
O planejamento é parte muito importante para manter a gestão de compras eficiente. Desse modo, a previsão de vendas é de grande auxílio para que a empresa saiba exatamente a quantidade de produtos que deixará seu estoque ao longo de um certo período.
Essa previsão costuma ser feita anualmente, porém ela pode ser também reavaliada a cada mês, de acordo com diversos fatores que podem influenciar negativamente ou positivamente. Portanto, mantenha sempre uma previsão de vendas eficiente, pois assim será possível projetar a quantidade necessária de produtos que deverá ser adquirida e quando essas compras devem ser feitas.
Diante dos resultados dessa previsão, estabeleça um cronograma para iniciar os contatos com fornecedores, paralelamente a uma definição de orçamento que esteja adequada às necessidades de níveis de compras.
Mantenha o cadastro de fornecedores atualizado
Parte fundamental no processo de compras, os fornecedores devem estar sempre relacionados em um cadastro otimizado, que tenha todos os dados importantes para consulta dos colaboradores envolvidos na etapa de contato com eles. É fundamental manter essa lista atualizada, com todos os fornecedores que já prestaram serviços e os que merecem atenção.
Essa etapa se torna importante uma vez que é necessário o dinamismo na hora de realizar o contato. Sendo assim, em caso de qualquer tipo de problema com um determinado fornecedor, haverá sempre outros relacionados, que possam oferecer boas cotações e que sejam interessantes para os negócios da empresa.
A necessidade de manter os contatos atualizados também está ligada à captação de novos fornecedores, uma vez que é constante a demanda de encontrar as melhores condições de compra de produtos.
Execute uma boa gestão de cotações
A gestão de compras depende também de bons preços e oportunidades que podem ser conseguidas junto aos fornecedores. Por isso, além de manter um cadastro atualizado, é fundamental estar sempre em contato com várias opções para obter diferentes cotações. Abrir um leque de possibilidades sempre vai estar relacionado a melhores preços, o que traz grandes benefícios à empresa.
É importante que diversos orçamentos sejam solicitados a esses fornecedores, já que isso vai permitir a avaliação das melhores condições. É parte fundamental do trabalho de gestão de compras estar atento aos valores que podem ser mais interessantes do que os outros.
Dessa forma, gerir cotações significa saber analisar as diferentes propostas e identificar quais fornecedores disponibilizam condições mais interessantes de compra de produtos, para assim economizar custos e ter eficiência na manutenção do estoque.
Automatize a gestão de estoque
Atualmente é praticamente impossível conduzir os processos de uma empresa sem que a tecnologia esteja envolvida. As ferramentas atuais possibilitam uma otimização fundamental às rotinas, e isso não é diferente no processo de gestão de compras. Um software que integre, organize e controle as informações dos estoques é indispensável ao trabalho.
Os ERPs são os sistemas digitais que as principais pequenas e médias empresas utilizam para gerir uma série de processos e controlar a execução de demandas de todos os tipos. Se tratando dos estoques, é importante que eles façam parte do cotidiano de atuação dos setores responsáveis por gerir os níveis de produtos.
Essa otimização permite um melhor controle dos níveis, do que está saindo e do que ainda há nos galpões da empresa, tudo isso de forma automática, sem a necessidade de um trabalho que demanda muito tempo e que, sem a ajuda de um sistema, estaria muito suscetível a erros.
Capacite colaboradores para atuar de forma eficiente
Da mesma forma que é importante automatizar a gestão de compras, os colaboradores precisam estar totalmente capacitados a operarem em um software ERP. Isso está ligado à produtividade no trabalho junto aos estoques, e de nada vai adiantar informatizar essa etapa se não há pessoal preparado para atuar.
É fundamental uma preocupação dos gestores acerca da capacitação profissional dos colaboradores. Dessa forma, se for necessário, um treinamento deve ser oferecido para que todos estejam totalmente familiarizados com os novos ambientes digitais com os quais terão contato diário.
Essa preocupação, além de mostrar comprometimento e atenção com o desenvolvimento do funcionário, garante ainda que eles estejam em totais condições de oferecer o melhor desempenho no dia a dia e, dessa forma, capazes de fazer uma gestão de compras competente.
Tenha planos emergenciais
Os imprevistos infelizmente podem acontecer e eles geralmente dão origem a momentos de muita apreensão e correria. Entretanto, o desespero é que pode causar problemas, mas existem maneiras de evitar que esse sentimento tome conta do setor de gestão de compras.
Os planos emergenciais ajudam as empresas a manter os estoques relevantes, mesmo em momentos de problemas com fornecedores ou qualquer outro tipo de ocorrência que prejudique de alguma forma a entrega e a compra de produtos. Nesses momentos é importante considerar alternativas que gerem mais custos — o mais importante é não deixar de seguir com as atividades.
Entenda os desafios da gestão de compras
Gerir estoques requer muita atenção a todos os desafios que essa etapa pode oferecer à empresa. É fundamental estar atento aos níveis de produto, aos prazos de chegada, ao controle do que está saindo e muitas outras questões que ajudam a manter tudo bem organizado.
A partir do momento que a empresa consegue identificar todos esses fatores que podem fazer diferença, determinando o sucesso ou fracasso, será possível suprir todas as demandas com maior precisão e facilidade.
Os softwares são parte fundamental no processo e não devem ser ignorados. Informatizar é uma das principais ações que devem ser levadas em conta, gerando informações mais claras e facilitando o trabalho do setor.
Com essas dicas a gestão de compras da sua empresa tem tudo para ser mais eficiente, permitindo que os trabalhos sejam executados sem nenhum tipo de problema com os níveis de estoque.
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