Você já ouviu falar em Business Process Management (BPM)? Mesmo que desconheça o conceito, fique tranquilo. Esse conceito não é tão famoso quanto outras metodologias de gestão e há muita gente que ainda não o conhece. O BPM, porém, vem ganhando importância, e as empresas que aderiram à prática se destacam no mercado.
Em bom português, podemos traduzir BPM como Gerenciamento de Processos de Negócio. Em linhas gerais, trata-se de um conjunto de ferramentas e estratégias que foca no aprimoramento dos processos internos, visando tornar as organizações ainda mais competitivas e eficientes.
Ficou interessado no tema? Então, continue a leitura deste artigo. Vamos explicar o que é BPM, quais as principais vantagens para quem utiliza essa metodologia e suas diferenças frente a outras estratégias de gestão. Boa leitura!
Afinal, o que é Business Process Management?
O BPM nasceu a partir do princípio de que uma empresa precisa conhecer melhor a si mesma para crescer e se diferenciar entre os concorrentes. Assim, essa é uma metodologia criada para entender a fundo todos os processos que são executados dentro de uma corporação.
Desse modo, pode-se mensurar tais processos, analisá-los e, com isso, gerenciá-los da melhor forma possível.
Para entender bem o que é BPM, vamos fazer uma comparação: na sua empresa, os gestores monitoram o fluxo de caixa, não é verdade? As planilhas detalham os gastos, os fornecedores e o faturamento da empresa.
Com base nessas informações, os gestores identificam gargalos e oportunidades de melhorias para definir as estratégias mais assertivas, que maximizem os resultados.
O BPM faz algo parecido, mas focado nos processos internos. O objetivo é conhecer cada processo a fundo. Dessa forma, percebe-se onde estão os erros, o que pode ser melhorado e quais processos são realmente eficientes.
Por que essa gestão de processos é tão importante?
Em um mercado acirrado como no qual vivemos atualmente, as empresas precisam encontrar maneiras de otimizar seus resultados constantemente. Sem esse cuidado, elas tendem a ser superadas pela concorrência, o que pode até mesmo comprometer sua viabilidade.
Nesse cenário, soluções como o Business Process Management se fazem extremamente necessárias. Por meio do PBM, por exemplo, os gestores de um negócio podem compreender mais a fundo sua realidade em curtos espaços de tempo, o que lhes permite implementar estratégias e tomar decisões de forma mais ágil e precisa.
Levando esse fato em consideração, não é um exagero alegar que, por meio do Business Process Management, uma empresa pode explorar melhor o nicho em que atua, obtendo uma vantagem competitiva sobre suas concorrentes.
Quais as vantagens do BPM?
O Business Process Management nasceu para expor como os processos são executados. Tais informações viram matéria-prima nas mãos dos gestores, que se baseiam nelas para traçar estratégias.
Com o BPM funcionando de maneira adequada, a empresa observa diversos benefícios e impactos positivos na rotina dos funcionários. A seguir, destacamos alguns dos principais. Confira:
- oferece mais transparência em cada etapa dos processos da empresa. Com mais clareza, os funcionários entendem melhor os propósitos do trabalho;
- permite à diretoria ter domínio detalhado sobre o que acontece na prática. Isso porque o BPM mapeia as ações da empresa e deixa muito mais fácil tomar decisões estratégicas;
- aumenta a produtividade e reduz custos. Afinal, os processos formam o coração de qualquer empresa. Quando funcionam bem, tudo flui melhor e o caixa agradece;
- aprimora a elaboração de relatórios. Ao rastrear os processos, o BPM permite que os diretores recebam relatórios e análises com maior velocidade e precisão.
Como implementar um BPM na prática?
Agora que você entendeu bem o que é BPM e as vantagens de aplicá-lo, vamos explicar como sair da teoria e passar para a prática. Este tópico mostra as principais etapas para a empresa ter sucesso na implementação do Business Process Management.
Definição da equipe de trabalho
Neste ponto, o objetivo é destacar, dentre os funcionários, aqueles que serão os responsáveis por ajudar no processo de implementação do BPM. É importante que os nomes escolhidos para a equipe realizem e trabalhem diariamente nos processos.
O conhecimento prático dos colaboradores é fundamental para detalhar a rotina e escrever o passo a passo de cada processo com precisão. Só com profissionais capacitados é que o BPM funcionará da forma correta.
Identificação dos processos
Essa é a etapa mais “mão na massa” de todas. O grupo de trabalho vai se debruçar sobre a rotina da empresa e apontar os processos que a empresa realiza diariamente.
Cabe ressaltar, também, a importância de citar aqueles processos não-formais, ou seja, que são realizados mesmo sem terem sido planejados e que, muitas vezes, ficam “escondidos” na rotina.
Durante a etapa de identificação, é vital sublinhar os indicadores de desempenho utilizados, quais as tecnologias (softwares, hardwares, soluções em cloud e outras ferramentas) adotadas no dia a dia e as atribuições e responsabilidades de cada funcionário.
Análise e sugestão de melhorias
Com os processos identificados e descritos, chegou a hora de obter conclusões com o trabalho realizado. Essa é uma fase de extrema importância.
O objetivo é entender quais são os problemas existentes em cada um dos processos, como é possível melhorar a rotina e quais são as áreas com mais oportunidades. Pode ser, por exemplo, a tecnologia da informação, a jornada de vendas ou a contratação de novos colaboradores.
Diante dessa análise, os gestores poderão tomar as melhores decisões para aprimorar a produtividade da empresa. Nesse sentido, vale ressaltar: a boa gestão só é possível quando se conhece bem a organização.
Automatização de tarefas
Depois da etapa de análise, chegou a hora de descobrir quais processos podem ser automatizados. Um exemplo comum é na gestão de e-mails: muitos serviços disponibilizados na internet permitem que você responda mensagens automaticamente.
Dessa forma, não é necessário destacar um funcionário para realizar essa tarefa. Assim como o e-mail, existem outros processos realizados por humanos, mas que podem começar a ser executados por sistemas informatizados.
Com essa estratégia, você deixará sua equipe de trabalho focada em funções que exigem mais criatividade e que geram valor para a empresa. Tarefas repetitivas são para computadores, não colaboradores.
Quais erros devem ser evitados na implementação da gestão de projetos?
Depois de ler nosso conteúdo até aqui, você já conhece os procedimentos necessários para implementar o Business Process Management em sua empresa. Para garantir que você tenha sucesso nessa tarefa, preparamos informações a respeito dos principais erros que podem ocorrer durante a implementação do BPM.
Continue a leitura e entenda como tornar esse processo mais simples e eficiente!
Desconsiderar mudanças e revisões nos processos
Como foi citado, a finalidade do BPM é otimizar o controle de gestores sobre os processos internos relacionados à operação de seu negócio. A grande questão é que, por uma série de fatores, como comodismo ou medo de mudar, muitos gestores temem realizar mudanças mais profundas, o que pode reduzir a eficiência do Business Process Management.
Nesse contexto, é importante que o time de líderes se lembre de que, por melhor que seja uma prática, sempre existe espaço para que ela seja melhorada. Além disso, em um mercado altamente competitivo, é natural que as constantes mudanças e evoluções em tecnologias tornem até mesmo os melhores processos ineficientes.
Portanto, é de suma importância que os processos internos praticados pela empresa sejam devidamente monitorados. Além disso, eles devem ser ajustados ou substituídos quando isso se fizer necessário.
Não envolver os colaboradores da empresa no processo
Por mais úteis que sejam as novas práticas instauradas por meio do BPM, se os usuários não aderirem a elas de modo engajado, dificilmente os resultados esperados serão alcançados.
Isso acontece porque são justamente os colaboradores os grandes responsáveis por lidar, todos os dias, com os processos internos da empresa. Por esse motivo, o ideal é que eles sejam consultados durante a elaboração do projeto.
Na verdade, ouvir os funcionários da companhia e fazer uso de sua experiência são ações que podem ajudar os responsáveis pela implementação do Business Process Management a tornar o processo ainda mais eficiente.
Menosprezar a importância do monitoramento
Uma vez que a finalidade do BPM é melhorar o desempenho da empresa, se isso não ocorrer, algo está errado e ajustes precisam ser feitos na estratégia. Sem um monitoramento adequado de resultados, porém, identificar essa falha pode ser muito difícil.
Para lidar com esse problema, os líderes do negócio precisam estabelecer indicadores de desempenho que possam ser avaliados e compreendidos com facilidade. Além disso, eles precisam delegar a tarefa de monitorar esses indicadores a um grupo de colaboradores.
Tomando esse cuidado, a empresa pode otimizar constantemente o Business Process Management, garantindo, assim, que os resultados entregues pela metodologia sejam sempre relevantes.
Desconsiderar as demandas da empresa
Por fim, é importante levar em consideração que o BPM é uma metodologia de gestão altamente flexível, que pode ser aplicada em empresas de todos os portes e áreas de atuação. Isso significa que ela pode ser ajustada ao tamanho de uma companhia e ao seu modelo de negócios.
Tal ajuste é necessário para garantir que o Business Process Management seja, de fato, capaz de atender às necessidades do negócio. Afinal, uma estratégia muito grande e complexa pode ser custosa demais para uma empresa de menor porte, levando a soluções que, na verdade, são desnecessárias.
Da mesma maneira, uma estratégia menor e menos elaborada pode não entregar as soluções de que uma companhia de porte maior precisa para otimizar os seus processos.
Qual a diferença entre ERP e BPM?
Ao longo deste artigo, você deve ter se feito a seguinte pergunta: será que preciso de BPM se já trabalho com ERP (Enterprise Resource Planning)? A resposta é sim. Na verdade, os dois conceitos andam sempre de mãos dadas.
O BPM foca na organização e melhoria dos processos, enquanto o ERP tem como missão concentrar e reunir todas as informações e dados da empresa, aprimorando a comunicação e o fluxo dos processos.
Perceba a complementaridade entre as duas estratégias: na prática, o ERP se torna a melhor ferramenta para maximizar as vantagens do BPM.
Para uma gestão moderna, o Business Process Management se tornou uma arma fundamental de diferencial competitivo. O BPM é realmente uma metodologia poderosa e traz benefícios incríveis às empresas. Por isso, não deixe de implementá-la também na sua organização.
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