A arte de delegar tarefas não é simples. Muitas pessoas tendem a manter o controle e a puxar a responsabilidade para si. No entanto, saber dividir o trabalho no universo empresarial é um importante aliado dos gestores que precisam focar seus esforços na busca de soluções estratégicas para ganhar competitividade.
Outra vantagem do desapego é aumentar a sensação de responsabilidade e organizar a equipe da melhor forma, respeitando a competência de cada funcionário. Assim, eles vão se engajar mais com os projetos e, com isso, serão mais produtivos. Não se esqueça de que quanto maior a produtividade, maior o lucro da empresa. Então está na hora de começar a refletir sobre como melhorar essa atitude.
Neste post, daremos 5 dicas para que você, gestor, consiga delegar da melhor forma as tarefas para sua equipe, evitando, assim, sobrecarga de trabalho e desempenhos ruins. Acompanhe com a gente!
1. Conheça seus funcionários
O primeiro passo para saber delegar tarefas com precisão é conhecer cada um dos colaboradores que fazem parte de sua equipe. É preciso conhecer as competências e características pessoais, técnicas e comportamentais dos funcionários para saber quais atividades eles poderão desenvolver melhor. Além disso, o conhecimento dos colaboradores determinará o sucesso da atividade, já que você acertará qual o melhor perfil para cada tarefa.
É importante que você faça uma tabela com os dados de cada um dos membros da equipe, anotando os pontos fortes e fracos, as características comportamentais, os fatores de motivação e como esse funcionário trabalha em grupo. Após isso, analise qual perfil se encaixa melhor na tarefa proposta, de modo que haja equilíbrio entre todas as atividades executadas.
Se a sua empresa já desenvolve um programa de avaliação de competências, você pode extrair alguns dados do mesmo.
2. Tenha clareza do discurso
Saber delegar tarefas implica em ter clareza no discurso para que a mensagem seja entendida corretamente. Por isso, você precisará adotar a forma de comunicação mais adequada para cada situação.
Muitas vezes, apenas comunicar por mensagem ou e-mail pode não ser efetivo, já que o colaborador pode não entender corretamente o que você e a empresa esperam dele. É interessante apostar em uma comunicação pessoal, por meio da qual você terá a oportunidade de explicar a tarefa e as expectativas depositadas.
Nesse momento, é importante lembrar que delegar não é ordenar. Esse é um limiar que pode levar à motivação ou não de uma equipe. Muitos líderes já foram um dia técnicos ou analistas e trazem a bagagem dessa época. É por isso que, com frequência, já entregam a tarefa como uma ordem.
Estar na posição de gestor é ter autoridade sobre pessoas. No entanto, o uso dessa autoridade tem que ser dosado. É muito melhor liderar pelo exemplo do que pelo autoritarismo.
Por isso, na hora de delegar uma tarefa, esteja certo de que está dividindo uma responsabilidade com outra pessoa e a incentivando a fazer o melhor trabalho possível.
3. Ofereça o suporte necessário
Delegar tarefas significa também dar suporte àqueles que estão recebendo essas atividades. Os gestores precisam acompanhar de perto o desenvolvimento do trabalho, auxiliando no necessário para que haja bons resultados e desenvolvimento do profissional e do projeto em si.
Saber delegar é entender também a sua responsabilidade como gestor na condução dos trabalhos, para que, assim, eles sejam de fato bem executados, deixando que você tenha tempo para promover atividades estratégicas para a empresa. Ao mesmo tempo, lembre-se de que o resultado final vem da sua forma de gerir, orientando, motivando e acompanhando. Não se exclua do processo.
O ideal é que você incentive a autonomia da equipe. Essa pode ser a parte mais difícil na arte de delegar tarefas. Você pode cair na tentação de coibir, mesmo que sem perceber, seu funcionário de resolver o problema por outro caminho que não o seu.
Incentivar a inovação e a criatividade é importante. Seus funcionários podem descobrir uma nova forma de desenvolver aquela atividade em menos tempo ou de forma mais barata. Assim, todos ganham e a equipe pode ser reconhecida por aquela iniciativa perante a empresa.
4. Dê feedback
Além disso, é fundamental que haja um feedback por parte dos gestores sobre a execução das tarefas. Isso ajuda no comprometimento e motivação dos colaboradores, além de promover melhoria no desenvolvimento do trabalho, já que é possível saber onde estão os erros e acertos.
O reconhecimento de um acerto e o aprendizado de um erro podem ser bastante produtivos para o desenvolvimento do profissional e para o próximo projeto. Muitos gestores acabam apenas delegando as tarefas e se esquecem de dar retorno sobre como elas foram desenvolvidas, perdendo importantes oportunidades de melhorar os processos de trabalho e, consequentemente, os resultados.
Lembre-se de que todo gestor é um elo entre a equipe e a instância imediatamente superior na empresa, como a diretoria. Levar o feedback deles para a sua equipe também é importante.
5. Conte com o auxílio de tecnologias
Outra ferramenta importante para se ser direto no momento de delegar tarefas é contar com o auxílio de tecnologias que te ajudarão nos sistemas de gestão empresarial. Para isso, o mercado oferece soluções e consultorias especializadas para sua empresa, que podem potencializar ainda mais os resultados, por meio da delegação das tarefas.
Com eles, você sabe com quem a tarefa está, em qual status e se teve alguma pendência e tem uma visão do projeto como um todo.
Um aplicativo te ajuda na gestão, mas é importante que sejam feitos alguns acordos com a equipe antes. Em projetos mais complexos, várias pessoas da equipe podem assumir pontos diferentes. Quando isso acontece e existe uma interdependência de tarefas, é importante que todos estejam cientes dos seus prazos.
Se uma pessoa atrasa, pode impactar todo o projeto. Por isso, é necessário que exista uma comunicação prévia em caso de uma possível mudança que atrase uma etapa. Outro ponto que precisa de um alinhamento é a expectativa da qualidade do resultado final. Todos devem saber o que é esperado de cada tarefa.
Delegar tarefas pode ser mais difícil do que você imaginava antes de ser gestor. No entanto, se você conseguir seguir algumas dessas dicas, esse processo vai se tornando cada vez mais fácil. O importante é praticar e estar com uma postura aberta para a sua equipe.
Você teve alguma experiência no ato de delegar tarefas que deu certo ou tem uma opinião sobre o assunto? Então compartilhe isso com a gente nos comentários!