A gestão de uma empresa precisa de relatórios capazes de fornecer informações atualizadas e decisivas para a tomada de decisão. Mas você sabe como esses relatórios de gestão podem ajudar nesse processo?
Neste post, você vai conhecer as principais vantagens da utilização dos relatórios no processo decisório de sua empresa, além de entender como isso pode ser o diferencial competitivo para a sua organização no ambiente empresarial.
Boa leitura!
Informação atualizada
Uma das grandes sacadas do uso da tecnologia em uma empresa é a atualização das informações. Um software integrado, além de refletir em tempo real a situação da organização, alimenta as informações em diferentes departamentos.
Esse benefício é relevante para gestores de diferentes áreas que precisam isolar informações de setores específicos e, ao mesmo tempo, também necessitam ter a visão da empresa como um todo. Assim, é possível evitar:
- erros que podem gerar retrabalho;
- informações desatualizadas, capazes de gerar problemas na gestão.
Quer um exemplo? O sistema alimenta, automaticamente e em tempo real, as informações de estoque, compras e a contabilidade, a partir do momento é quem uma compra ocorre. Essa informação atualizada evita problemas com capital de giro — o que poderia comprometer a liquidez da empresa.
Além disso, o controle do montante de recursos disponível ajuda na tomada de decisão, direcionando sua aplicação, diante de alternativas como:
- buscar as melhores opções de investimento;
- negociar melhores condições de compra junto aos fornecedores;
- definir formas de distribuição de recursos entre os sócios etc.
Planejamento empresarial
Os relatórios de gestão afetam diretamente o planejamento empresarial — seja ele de curto, médio ou longo prazo. A ausência de informações vindas dos módulos financeiros, de custos e de vendas torna praticamente impossível para uma empresa ter um crescimento saudável.
O uso da tecnologia e dos relatórios de gestão pode mostrar, por exemplo, o quanto de recursos financeiros a empresa possui ou, ainda, o quanto ela terá em um futuro próximo.
O planejamento empresarial pode contar também com outras formas de organização sistêmica, como os centros de custo ou alternativas diferentes, de acordo com as necessidades específicas da empresa.
Isso permite que o empreendimento conheça melhor os produtos ou serviços que possuem maior procura, lucratividade e retorno.
Em um planejamento de longo prazo, ainda é possível utilizar os relatórios para:
- elaborar o orçamento empresarial;
- fazer simulações;
- projetar diferentes cenários.
Assim, são propostos diferentes caminhos para alcançar os objetivos traçados.
Criação de histórico de dados
A utilização de um sistema integrado de gestão e geração de relatórios permite que sua organização crie e utilize um grande histórico de dados. Com base nesse histórico de informações, é possível acompanhar diversos índices da organização como, por exemplo, suas despesas e receitas, bem como a relação delas com seus resultados.
Corte direcionado de custos
Em relação às despesas, o gestor pode compreender o comportamento de seus custos: se aumentaram ou diminuíram e onde se concentram.
Esse processo permite, caso seja necessário, fazer substituições, diminuições ou cortes de forma direcionada, focando no que realmente pode trazer mudanças efetivas.
Decisões estratégicas para aumento de vendas
As receitas também podem contar com informações históricas. Assim, uma empresa pode saber:
- quem são seus principais clientes;
- qual o valor do seu ticket médio;
- quais produtos e serviços são mais comercializados etc.
Esses dados são a base para a tomada de decisão a respeito de preços, promoções, descontos e outras formas de maximizar o resultado.
Cálculo do volume de estoque adequado
O histórico de dados também serve para ajudar as empresas no controle de seu estoque. Com o uso dos relatórios, é possível:
- conhecer e reduzir os custos de armazenagem;
- evitar perdas com produtos parados;
- sofrer com falta de produtos em estoque.
Desenvolvimento de política de fornecedores
O uso dos relatórios de gestão também ajuda a controlar melhor sua empresa. Uma das áreas mais diretamente afetadas é o setor de compras. Baseando-se em séries de dados históricas, a gestão pode desenvolver uma política de fornecedores para sua empresa — algo importante para qualquer organização.
O bom relacionamento com fornecedores é fundamental para garantir o recebimento de mercadorias no prazo adequado, reduzir falhas logísticas e melhorar a qualidade da entrega como um todo.
Isso garante que a sua empresa possa cumprir seus prazos de entrega e que não tenha problemas na sua linha de produção, que poderiam impactar o preço final para o consumidor.
Assim, com o uso dos relatórios, você pode:
- entender melhor todo o fluxo operacional na sua organização;
- planejar o seu processo de compras;
- conseguir vantagens capazes de impactar, de forma positiva, os seus resultados.
Acompanhamento de contas a pagar e a receber
Os relatórios de gestão são muito úteis para acompanhar diretamente as contas a pagar e a receber — o que pode evitar vários problemas. No caso das contas a receber, ele ajuda a identificar clientes em atraso e permite realizar a cobrança com segurança e regularidade, ajudando a reduzir a inadimplência.
Já no caso das contas a pagar, evita que sua empresa tenha que pagar multas e juros relacionados a atrasos em seus compromissos, o que também pode gerar problemas administrativos.
Os relatórios de gestão também permitem gerenciar e equilibrar a movimentação financeira da organização. Assim, diante de alguma eventual dificuldade, é possível avaliar qual a melhor opção para tomar capital, como:
- busca por investidores;
- empréstimos;
- financiamentos etc.
Essas decisões sempre serão pautadas em dados, registros históricos e previsões da organização, tornando o processo confiável e realista.
Aumento da segurança
A tomada de decisão, além de ser um processo estratégico, tem um lado importante relacionado à segurança.
Os dados dos relatórios, representam — de forma atual e verdadeira — a situação da empresa. É preciso contar com políticas de acesso que definam o perfil dos diferentes usuários e o nível de acesso que cada um pode ter — o que confere mais segurança ao processo.
Além disso, o uso de backups de segurança permite guardar todas as informações inseridas, para o caso de necessidades posteriores.
Neste post, você viu como os relatórios de gestão ajudam na tomada de decisão de um empreendimento. Foi possível compreender os diferentes aspectos que devem ser explorados com a ajuda da tecnologia — e o uso dela dentro do processo decisório.
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