A implementação SAP é um processo que costuma chamar muita atenção dos empresários e colaboradores. Afinal, trata-se de uma mudança que impacta nos sistemas, rotinas e, até mesmo, na estrutura operacional da empresa.
Por ser um procedimento complexo, dificilmente uma empresa conseguiria aplicá-lo, com perfeição, sem contar com o apoio especializado de quem entende do assunto. Ao fazer isso, o processo torna-se mais simples e a implementação pode ocorrer de forma mais ágil.
Pensando na importância disso para as empresas, resolvemos escrever este artigo. Nele, mostraremos como deve ser iniciada a implementação SAP e os riscos de fazer esse processo sozinho. Acompanhe!
Como funciona a implementação SAP?
O processo de implementação SAP poderá ser dividido em 5 fases distintas. O período para a ferramenta estar 100% implementada em uma empresa dependerá do tipo de empreendimento, bem como dos profissionais envolvidos e seu nível de comprometimento.
Na primeira etapa, ou fase 1 do processo, deve ser feito o alinhamento inicial. O objetivo principal é fazer uma combinação geral com todos os envolvidos no processo de implementação e verificar quais os pontos que precisam de mais atenção. Assim como planejar as próximas ações.
Em seguida, na fase 2, deve ser feito o levantamento de todas as necessidades, rotinas e funcionamento da empresa, como um todo. Além de todos os pontos que serão atingidos com a implementação do sistema.
A etapa 3 é a efetiva instalação do sistema, sua configuração e adequação de acordo com os levantamentos que foram elaborados na etapa anterior. Essa é a fase que demanda maior trabalho da equipe de implementação e não interfere diretamente nas atividades do cliente.
Na fase de número 4 são realizados os treinamentos necessários para que a equipe de colaboradores possa utilizar o sistema na melhor forma possível, executando todas as suas ferramentas e obtendo o máximo de benefícios. Por fim, a etapa 5 é a utilização rotineira do sistema por parte da empresa.
Por que contar com uma empresa especializada?
Agora, que você entendeu como funciona a implementação SAP em um empreendimento, vamos mostrar o motivo de você contar com o apoio de uma empresa especializada para realizar esse procedimento.
Inicialmente, podemos destacar a questão do conhecimento técnico sobre o sistema. Os empresários, bem como gestores, dificilmente terão um amplo conhecimento em tecnologias e funções de sistemas de gestão.
Mesmos aqueles mais atualizados, na imensa maioria das vezes, ficam extasiados com as possibilidades que determinadas soluções podem proporcionar à sua empresa. Sendo assim, ao tentar implementar essa ferramenta sozinho, sem contar com o apoio de uma empresa especializada, o gestor poderá perder muitas funções que deveriam ser implementadas em seu negócio, para melhorar processos de gestão ou, até mesmo, reduzir tempo gasto em operações manuais.
Outra vantagem de contratar uma empresa especializada para essa tarefa está relacionada ao treinamento. Os manuais fornecidos pela produtora do software podem ser muito úteis após o processo de implementação, com todos os colaboradores dominando as respectivas funções do sistema que tenham acesso.
Nas primeiras semanas, eles podem não ser muito úteis, pois, utilizam uma linguagem mais direta e focada em quem já conhece o sistema. Por isso, é muito importante que você possa oferecer o devido treinamento aos seus colaboradores e isso só pode ser feito quando uma empresa especializada faz a implementação SAP.
Nesse caso, ela terá acompanhado todo o processo e saberá, exatamente, quais as funções que serão mais utilizadas pelos seus funcionários. Sendo assim, no treinamento, será dada mais ênfase a essas funcionalidades, mostrando aos colaboradores como elas funcionam, otimizando a utilização do sistema SAP na empresa.
Os manuais e vídeos tutoriais que alguns sistemas fornecem são generalizados e podem oferecer aulas ou informações que nem todos os colaboradores utilizarão. Os treinamentos fornecidos pelas empresas de implementação são mais direcionados e focados apenas nas funções relevantes para cada setor ou, ainda, direcionado à tarefa de um grupo de colaboradores.
Quais os riscos de tentar a implementação sozinho?
Agora, que você entendeu a importância de ter o auxílio de uma empresa especializada para a implementação SAP, vamos mostrar os riscos que sua companhia corre ao não contar com esse tipo de suporte.
O primeiro, sem dúvida, é a perda de oportunidades tecnológicas que, certamente, o empresário e os colaboradores envolvidos não terão conhecimento, como mencionamos no item anterior. Em seguida, podemos destacar a falta de treinamento especializado na ferramenta, gerando um grande risco de você contratar um sistema e não utilizar ele por completo.
Geralmente, os empresários que tentam fazer tudo sozinhos costumam utilizar, até menos de, 50% da capacidade da ferramenta. Ou seja, acabam pagando por um serviço e continuam executando procedimentos arcaicos e manuais.
Por fim, o mais grave dos riscos que o negócio corre ao tentar a implementação SAP, sem o apoio de uma empresa especializada, é a falta de suporte técnico. Imagine, por exemplo, se ocorre algum problema no sistema que nenhum colaborador consegue resolver e toda a operação da empresa fique parada.
O transtorno causado por situações como essa é gigantesco, podendo, inclusive, gerar problemas financeiros e atraso em procedimento de vendas. Aqueles empreendimentos que contam com o suporte especializado, desde a implementação, não correm o risco de passar por esse tipo de problema. Isso porque têm o amparo de profissionais altamente qualificados e conhecedores da maioria dos problemas que podem ocorrer com o sistema.
Assim, para dirimir esses riscos e, até mesmo, suprimi-los, você pode contar com uma prestadora especializada, como a Uppertools. Atuamos no mercado, desde 2006, em parceria com a SAP, atendendo pequenas e médias empresas, oferecendo o melhor suporte para implementação desse tipo de ferramenta.
Seguindo cada um desses passos e contando com o apoio de uma empresa especializada, a implementação SAP passará a ser um procedimento mais simples e, principalmente, ágil para todas as empresas que necessitarem desse tipo de ferramenta.
Se você quiser saber mais como podemos ajudar, entre em contato conosco e converse com algum de nossos especialistas. Teremos um imenso prazer em atender você e ouvir quais são as suas necessidades.