Contar com um bom orçamento (budget) é fundamental para manter as contas da empresa em dia, influenciar na tomada de decisões, manter a estratégia do negócio e evitar dores de cabeça, principalmente quando se trata de um cenário econômico em constante mudança.
Pensando nos desafios pelos quais gestores e donos de negócio passam nessa etapa, listamos 7 dicas de ouro para otimizar o seu budget e manter as contas sempre equilibradas. Confira:
1. Aposte no planejamento do orçamento empresarial
Antes de tudo, é importante que o orçamento empresarial seja estabelecido por meio de um bom planejamento estratégico, que vai desde a análise das entradas e saídas do caixa, o controle de estoque, a análise das vendas até as demandas internas do negócio.
Prever os gastos semestrais ou anuais é a melhor forma de antecipar tendências e aumentar as oportunidades de firmar novos contratos e parcerias, favorecendo as relações comerciais da organização de forma ágil e eficaz.
Portanto, elabore e organize o orçamento para que, ao longo do tempo, ele seja seguido com base nas diretrizes estabelecidas pelo gestor, mantendo as contas da empresa sempre no azul.
2. Crie uma boa rede de fornecedores
Em vários momentos, seu negócio atua como cliente, já que precisa adquirir matéria-prima e suprimentos (que vão desde o material básico de escritório até a compra de máquinas), além de contar com serviços especializados — como os de limpeza, tecnologia da informação ou logística, por exemplo.
Nesse caso, a metodologia utilizada é a mesma que adotamos nas compras pessoais: fazer a pesquisa dos menores preços e buscar parcerias, para conseguir as melhores condições de pagamento e prazos de entrega.
Para que tudo funcione corretamente e contribua para o bom andamento do budget, o ideal é consultar várias empresas, listar suas vantagens e desvantagens, pesquisar os preços e o processo de pós-venda de cada uma.
Depois, organize todos esses dados em uma planilha, estabelecendo uma hierarquia entre os fornecedores, para procurá-los em ordem de prioridade, conforme a demanda da organização.
3. Tenha atenção com os contratos
Depois de elaborar uma lista confiável de parceiros, é hora de investir em um contrato que seja vantajoso para ambas as partes. Serviços, preços e prazos devem ser discriminados detalhadamente, para evitar erros e mal-entendidos.
Contudo, estabeleça sanções para prever a ocorrência de inconformidades, atrasos ou ausência da entrega do produto ou do serviço.
Dessa forma, a empresa passa a ter maior confiabilidade por parte de seus fornecedores, garantindo que será atendida com o máximo de compromisso e qualidade.
4. Melhore a gestão de estoque
A gestão do orçamento empresarial também passa por um rígido controle do estoque da empresa. Para tanto, é necessário equilibrar a quantidade de itens disponíveis, de modo a evitar a falta de produtos e, ao mesmo tempo, reduzir a chance de que eles encalhem.
Para alcançar esse patamar, é preciso fazer um bom planejamento e uma boa gestão das operações. A companhia deve verificar quais os itens que têm maior saída e, portanto, exigem maior estoque, assim como aqueles que possuem baixa demanda e podem ser adquiridos em menor quantidade.
Outro ponto importante é determinar o intervalo de tempo necessário para o reabastecimento do estoque, para fazer a encomenda de matérias-primas e insumos na quantidade certa.
5. Automatize processos de compra
Esse item é importante para que as empresas possam aumentar a agilidade do seu negócio e reduzir a incidência de erros humanos, além de elevar a produtividade da equipe, já que os colaboradores são dispensados de realizar tarefas repetitivas e rotineiras.
No item anterior, falamos sobre a importância da gestão de estoque. Para realizar essa tarefa e automatizá-la, a empresa pode utilizar softwares de gestão, como o ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial, em português), que integra os dados de vendas e estoque, otimizando todo o processo.
A partir dessa ferramenta, o acesso ao inventário do seu estoque pode ser analisado em conjunto com o fluxo de vendas.
Então, caso a demanda por um determinado produto aumente, o software dá um alerta para solicitar a sua reposição, sem perda de tempo nem recursos. Seu budget agradece!
6. Treine seus colaboradores
Automatizar processos na empresa é essencial para aumentar a agilidade do negócio. Entretanto, para que tudo funcione da melhor forma possível, é preciso que todos os funcionários envolvidos saibam como operar o software e aprender a utilizar os seus recursos e ferramentas.
Por isso, ao implantar a tecnologia, promova treinamentos para os seus colaboradores, de modo que eles compreendam também a importância do processo das compras para o bom andamento do orçamento empresarial.
Eles também precisam estar conscientes de que aquisições de última hora só devem ser realizadas em casos extraordinários, para evitar o pagamento de preços mais altos.
Além disso, incentive os membros de sua equipe a terem um bom relacionamento com os fornecedores. Afinal, trata-se de uma parceria, que deve ser mantida para trazer benefícios a ambos os lados.
7. Centralize as decisões de compra
Um dos grandes problemas que afetam diretamente o orçamento empresarial é a descentralização dos pedidos, gerando maiores custos para a companhia.
Nas empresas de pequeno e médio porte, por exemplo, a reposição de materiais/insumos é realizada por cada um dos departamentos, o que acaba elevando os preços, pois são adquiridas quantidades pequenas, com pouco ou nenhum desconto.
O resultado disso é um descontrole no processo de compras, que pode ir desde uma descrição inadequada do pedido até o contato com fornecedores que estão fora da planilha de parceiros.
Para evitar esse tipo de problema, é preciso que o empreendimento tenha um profissional ou uma equipe responsável exclusivamente pela centralização das compras.
Assim, o gestor poderá prever com maior precisão os custos e centralizar os pedidos com maiores demandas, influenciando os fornecedores a oferecerem maiores descontos.
Contudo, é importante frisar que a empresa deve evitar que a centralização se transforme em um processo burocrático e, consequentemente, mais lento. Para que isso não ocorra, estabeleça políticas e procedimentos claros para a equipe responsável pelo setor.
Com essas dicas de ouro, o gestor pode fazer um maior controle do orçamento empresarial e realizar projeções mais precisas para o próximo período (trimestral, semestral ou anual) de maneira precisa, mantendo o budget otimizado e operativo.
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