A
padronização de processos é um dos fatores que garantem a sua agilidade, produtividade, eficiência e qualidade. Afinal, quando todas as ações são executadas uniformemente e com previsibilidade, é possível criar cadeias produtivas que fluem com menos
falhas e gargalos.
Por quê? Uma tarefa poderá começar assim que sua etapa anterior for concluída, reduzindo o tempo de latência comum em processos desorganizados. Um colaborador não precisará discutir com seu chefe ou procurar seus colegas para saber o que precisa fazer. O gestor não ficará vários minutos tentando mapear em qual etapa o projeto se encontra.
A padronização elimina esses e vários outros problemas. Para saber como ela pode ser implementada, acompanhe nosso post!
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Faça um mapeamento de processos
Este é o primeiro passo de qualquer estratégia de padronização. Para isso, identifique todas as tarefas que são executadas dentro de cada setor da sua empresa e os produtos que elas geram.
A partir disso, conheça quais são os produtos internos ou externos finais. Eles são o ponto final de um processo e oferecem um norte para o mapeamento. É o momento de compreender as sequências de tarefas e produtos intermediários que levam a um produto final.
Atualmente, os sistemas digitais de processos empresariais, como os ERPs, são ferramentas imprescindíveis para facilitar o mapeamento de processos e aumentar a eficiência dessa ação. Nas funcionalidades de gestão de processos, haverá uma opção para fazer um mapeamento de processos em diagrama visual, que representa as principais ações e os produtos, assim como a relação entre eles.
Além disso, ele conta com vários módulos especializados em inúmeros departamentos dentro de uma empresa, que podem servir como parâmetro para que você localize as tarefas executadas dentro do seu negócio e as organize em um método eficiente.
2. Corte os gargalos e duplicidades
Depois de mapear os processos, possivelmente você encontrará uma série de ações que não trazem nenhum resultado ou produto para a empresa. Elas gastam tempo e se tornam gargalos para a produtividade.
Além disso, também se encontram duplicidades, isto é, duas tarefas diferentes que podem ser executadas de uma só vez. Com um sistema
automatizado, vários fluxos de dados são integrados em tempo real. Consequentemente, uma variedade de ações tornam-se redundantes e podem ser eliminadas, trazendo mais eficiência a seus processos.
3. Treine os colaboradores
Os colaboradores precisam estar bem capacitados em relação às melhores práticas de
gestão de processos. Neste sentido, sua empresa deve oferecer um treinamento completo em relação aos seguintes pontos:
- As metodologias de gestão utilizadas para o mapeamento e a consequente otimização de processos;
- O modo de ler os diagramas dos mapas de processos;
- A maneira de utilizar os sistemas de gestão implementados, entre outros.
Por esses motivos, busque parceiros que vão além de instalar uma solução e que ofereçam todo o suporte para a implementação, inclusive o treinamento.
4. Conte com um profissional capacitado
Todo o processo de mapeamento e implementação de tecnologia precisa ser conduzido por uma equipe profissional especializada. A experiência permite que ela tenha uma maior sensibilidade em identificar erros que são frequentes em diversos negócios, mas que podem ser ignorados por leigos.
Além disso, também garante o know-how para que as melhores soluções sejam implementadas para otimizar as suas operações. Afinal, para o sucesso da padronização de processos, é preciso contar com as melhores ferramentas da transformação digital, personalizadas para o seu modelo de negócio.
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