O ERP é um sistema de gestão empresarial que pode trazer uma série de benefícios para a sua companhia — a curto, médio e longo prazo. Porém, na hora de entender melhor como ele funciona ou utilizá-lo no seu negócio, você pode se sentir confuso sobre cada um dos módulos SAP existentes. Se você já passou por essa situação, precisa ler este artigo!
O ERP é um software integrado, ou seja, que une todos os departamentos de uma empresa em um único sistema. Para isso, ele é segregado em uma série de módulos, que funcionam de forma relativamente autônoma, para garantir que as atividades do seu negócio sejam realizadas da melhor forma possível.
Mas você sabe quais são esses módulos? Entende como cada um deles funciona? Tem ideia de quais são os módulos básicos de um ERP de qualidade? Neste artigo, você vai descobrir o que significa e quais são os principais módulos de ERP, melhorando o seu entendimento sobre o funcionamento desse software!
O que é um ERP?
Para entender o que são os módulos de ERP, antes de tudo, é necessário que você entenda exatamente o que é um ERP.
O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de gestão — um software —, capaz de integrar de forma inteligente praticamente todos os setores e atividades que ocorrem na sua empresa em um só lugar. Além disso, ele centraliza os dados e as informações gerados pela sua organização, possibilitando automatizar atividades e gerenciar todo o seu negócio por meio de um único sistema.
Dessa forma, ele é responsável por uma série de benefícios, que vão desde a escalabilidade até o controle de dados. Com isso, você profissionaliza a gestão da sua empresa, deixando-a mais unificada, automatizada e inteligente.
O que são módulos de ERP?
Para cumprir as suas funções com eficiência, o ERP é dividido em uma série de módulos, ou seja, partes que, apesar de integradas em um mesmo software, têm particularidades e autonomia entre si. Isso significa que os módulos são conjuntos de funcionalidades e ações interdependentes que, como um todo, formam o ERP.
Eles são adaptáveis à companhia que os está utilizando, podendo ser adotados das mais diversas formas, de acordo com as suas necessidades. Além disso, essa divisão em módulos possibilita a autonomia dos setores para a realização das atividades, permitindo que cada um se concentre apenas nas funcionalidades essenciais para o seu trabalho.
Essa característica também garante o sigilo das informações da sua empresa, uma vez que apenas pessoas autorizadas podem acessar os dados de cada um dos módulos.
Quais são os principais módulos de ERP?
Você pode encontrar ERPs muito diferentes entre si no mercado, sendo que cada um tem módulos distintos, dependendo do software escolhido. Porém, um ERP de qualidade precisa contar com alguns módulos específicos. Descubra agora quais são eles e as principais funcionalidades de cada um.
Gestão financeira e contabilidade
A gestão das finanças é um dos principais módulos de um ERP. Ele permite o controle e a automatização de uma série de funções desse setor.
Algumas das principais aplicações desse módulo são o controle das contas a pagar e a receber, a administração das contas bancárias da sua empresa e o acompanhamento do fluxo de caixa.
Quando parte de um ERP que engloba toda a companhia, esse módulo fornece relatórios gerenciais integrados acerca das movimentações financeiras de todos os setores do seu negócio. Dessa forma, você pode utilizar esses dados para embasar a criação de previsões e planejamentos financeiros e controlar os indicadores da área de finanças da sua empresa.
Para a área contábil, ele também representa uma forma de otimizar as tarefas do setor, por permitir integração com o SPED Contábil, além de possibilitar relatórios de contabilidade geral, demonstrativos trimestrais, balancetes e outros documentos importantes de forma automatizada.
Gestão de compras e aquisição
Esse módulo é de grande importância para o setor de compras e vendas, assim como para o Supply Chain. Isso, porque ele é totalmente integrado ao setor de contabilidade e aos galpões de armazenamento.
Dessa forma, você é capaz de gerar relatórios contábeis e acompanhar todo o processo de compra de produtos, desde o pedido da mercadoria até o pagamento de fornecedores.
Gestão de produção e de estoque
Esse é o módulo mais associado ao chão de fábrica, pois, por meio dele, é possível acompanhar todas as etapas da produção das suas mercadorias, como o abastecimento do setor, o acompanhamento das atividades dos colaboradores — incluindo controle de máquinas, de operários e de produtividade — e o rastreio das suas peças, entre outras funções.
Ele também permite calcular os indicadores de produção da sua empresa. Dessa forma, você poderá planejar as ações com precisão, além de diagnosticar problemas e gargalos com facilidade, atuando na melhoria contínua dos seus processos. Ainda, conseguirá projetar vendas e compras futuras de acordo com os dados coletados pelo ERP.
As funcionalidades relacionadas ao estoque também estão presentes nesse módulo. Por meio dele, é possível controlar todas as mercadorias, sejam elas matéria-prima, resultados da produção ou insumos internos. Também é possível controlar as variações de estoque de acordo com a demanda da empresa e dos clientes, possibilitando compras mais adequadas.
Gestão de relacionamento com o cliente
Esse também é um módulo importante, pois agrega as ferramentas que fornecem métricas de relacionamento com clientes. Ele também pode ser chamado de CRM (Customer Relationship Management) e permite o registro de cada um dos seus clientes e o acompanhamento de todo o processo de venda e pós-venda dos seus produtos ou serviços.
As suas principais funcionalidades são o controle das propostas e pendências, agendamento de reuniões com clientes, acompanhamento das vendas e dos projetos realizados.
Além disso, esse módulo integra as vendas de produtos com as atividades de marketing, de forma a auxiliar todo o processo de pós-venda. Nesse aspecto, as principais ferramentas são os relatórios de curva ABC, análise de perfil dos clientes, exportação de dados entre diversos programas e gráficos que relacionam as compras com os perfis de consumidor do negócio.
Ele também gera relatórios de vendas que permitem diagnosticar problemas e descobrir as melhores estratégias para melhorar os resultados da sua equipe de vendas. Dessa forma, é possível ampliar a qualidade do atendimento aos clientes e o número de propostas fechadas, aumentando a sua lucratividade.
Gestão de RH e Departamento Pessoal
Por meio desse módulo, você é capaz de registrar todos os dados relativos aos seus colaboradores em um único lugar. Isso significa que o setor de RH se torna mais produtivo, uma vez que a maioria das tarefas operacionais é automatizada.
Por meio dele, o RH e o Departamento Pessoal são capazes de cadastrar os colaboradores, assim como o cargo e o salário de cada um deles. Também conseguem administrar férias, benefícios, salários, ausências e horas extras em um só lugar.
Além disso, ao integrar esse módulo ao setor financeiro da empresa, o ERP é capaz de gerar relatórios sobre o gasto do negócio com colaboradores, permitindo uma gestão mais estratégica do setor. Você também consegue acompanhar a entrada e a saída de funcionários, e a folha de pagamento é automatizada.
Relatórios e análise
Esse módulo de ERP permite criar relatórios que relacionam todos os módulos de acordo com a sua necessidade. Isso, porque você pode personalizar os relatórios emitidos, selecionando apenas as variáveis e setores que deseja analisar.
Além dos relatórios, essa funcionalidade do sistema permite a análise dos dados da empresa com base em informações críticas, geradas pelo próprio programa. Dessa forma, o que era uma atividade extremamente complexa, que demandava investimento de boa parte do tempo da sua equipe, se torna uma tarefa simples.
Com isso, você aumenta — e muito — a qualidade da gestão da sua companhia, tornando-se capaz de identificar os problemas de cada uma das áreas e atuando em soluções. Ainda, conseguirá desenvolver uma visão global do negócio, sendo capaz de visualizar a interação entre os departamentos e as atividades da sua empresa, o que profissionaliza e aumenta a qualidade da gestão.
Quais benefícios os módulos SAP trazem para sua empresa?
Com todo esse arsenal de ferramentas, certamente, você poderá aprimorar bastante a gestão corporativa. Grande parte das tarefas serão automatizadas e integradas em tempo real. Confira alguns benefícios a seguir!
Maior controle e padronização dos processos
No ERP, praticamente todos os seus processos e fluxos de trabalho estarão centralizados na mesma plataforma. Assim, os gestores terão acesso completo. Eles poderão realizar ações para padronizá-la e estabelecer métricas e indicadores de desempenho, os quais ficarão disponíveis em painéis de fácil entendimento.
Melhorias na comunicação
Toda a comunicação poderá ser feita dentro da ferramenta por meio de fóruns, chats e lembretes. Além disso, em alguns casos, é possível integrar também o atendimento ao cliente e a gestão de fornecedores.
Desse modo, você poderá conversar com todas as partes de um projeto em um único módulo, em vez de utilizar várias ferramentas. Isso é muito ineficiente e provoca erros frequentes.
Controle de dados de forma automatizada
Todo o fluxo de dados dentro do sistema e dos softwares integrados a ele será gerenciado de forma automatizada. Assim, não será preciso destacar um funcionário para a triagem de informações.
Acesso aos dados e informações em tempo real
Esse é um dos grandes diferenciais dos sistemas de gestão. Como o banco de dados de todos os módulos SAP é unificado, sempre que houver a modificação de uma informação em um sistema, todos os demais são instantaneamente atualizados. Por exemplo, caso seja registrada a venda de um produto no caixa, ele imediatamente é contabilizado nos livros-caixa e abatido do estoque.
Tomada de decisões estratégicas e táticas
Além disso, os sistemas de gestão oferecem relatórios completos sobre a situação atual da sua empresa em termos contábeis, operacionais, produtivos, financeiros etc. Tudo é gerado em segundos, permitindo que o gestor possa utilizá-los em praticamente todas as ocasiões, das menores às maiores decisões.
Alcance dos objetivos organizacionais
No ERP, é possível registrar os objetivos organizacionais e, ainda, estabelecer métricas e indicadores para monitorá-los. Você poderá personalizá-los e visualizar somente os mais importantes para cada setor e processo.
Transparência e confiabilidade de informação
Outra grande vantagem é a transparência. Pela facilidade de geração de relatórios, você poderá fornecer aos seus clientes, sócios e acionistas informações frequentes sobre as finanças, as vendas e demais resultados. Os bancos de dados também são protegidos por firewalls potentes, que impedem as ações maliciosas de invasão por hackers.
Maior controle das vendas e do faturamento
Na mesma ferramenta, você vai visualizar o fluxo de suas mercadorias desde o momento em que a matéria-prima chega ao estoque até o pós-venda. Com isso, poderá verificar gargalos, ineficiências, oportunidades etc.
Gerenciamento dos processos de compras
Os ERPs contam com cadastros completos de fornecedores, fornecendo-lhe todo o seu histórico de compras e de relacionamento com eles. Desse modo, você ganha mais poder para negociar descontos e melhores condições.
Controle total do estoque
Por fim, não podemos deixar de falar do controle de estoques, que representa uma das principais fragilidades das empresas. Sem processos eficientes, elas perdem mercadorias e insumos. Isso traz custos elevados, os quais são reduzidos quando os módulos SAP integram todos os processos de venda com a atualização de dados em tempo real.
A solução integrada proporcionada pelo ERP traz diversos benefícios a curto, médio e longo prazo para o seu negócio. Com este artigo, você pôde perceber que o ERP se apresenta como uma solução para companhias de qualquer tamanho ou área — pequenas, médias e grandes.
Além disso, não importa se a sua empresa é de logística, vendas ou produção, uma vez que os módulos SAP são adaptáveis às necessidades do seu negócio como um todo.
Quer conhecer outras ferramentas digitais para melhorar os seus resultados? Então, não deixe conferir o nosso post sobre a relação entre o ERP e o Business Intelligence! Se preferir, agende uma reunião.