A visão integrada de todos os departamentos é de extrema importância para um ambiente organizacional saudável e com colaboradores motivados. Quando não existe uma comunicação entre os setores, é possível que haja pouco diálogo entre as equipes, queda de eficiência e, consequentemente, prejuízos financeiros.
A integração dos departamentos envolve a capacidade que um profissional tem de visualizar a empresa como um todo, a fim de compreender como reunir os diversos processos existentes — desde a produção até a entrega. Além disso, tal visão sistêmica pode abranger uma análise que relacione o ambiente interno ao externo.
Então, para que você passe a acompanhar o crescimento da sua empresa de forma eficiente, corrigindo problemas e estimulando um crescimento saudável, abordaremos tudo o que é preciso saber sobre a integração de departamentos. Continue a leitura e confira!
Por que a visão integrada de todos os departamentos é necessária?
A visão integrada é extremamente benéfica para todos os colaboradores e profissionais de uma organização. O motivo? Bem, por meio dela, é possível garantir o sucesso desde o recebimento de um fornecedor até a entrega a um cliente, que são alguns dos pilares de um bom produto/serviço de qualidade.
Dessa forma, alguns dos benefícios encontrados na visão integrada de departamentos são:
- ganho ou aumento da produtividade;
- redução de custos operacionais;
- maior satisfação dos clientes;
- melhora do clima organizacional;
- criação de uma cultura organizacional voltada à integração de todos;
- vantagem competitiva sobre os concorrentes.
Com a visão 360º, é possível compreender o papel e perceber a importância de cada área nos processos internos, o que faz com que todos vejam a relevância dos diferentes setores. Hoje, gestores sem visão sistêmica podem ter falhas em decisões estratégicas, problemas de relacionamento e entraves ao ponderar questões organizacionais.
Desse modo, ao integrar os departamentos, é possível que todos trabalhem por um objetivo comum, elevando os resultados e a eficiência dos processos da empresa.
Quais são as estratégias mais importantes nesse processo?
Agora que você já sabe qual é a importância da visão sistêmica, é importante compreender que estratégias utilizar para isso. Abaixo, selecionamos algumas técnicas que podem ser adotadas e farão total diferença!
Integre novos profissionais aos antigos
Ao contratar novos funcionários, é importante levar em conta a necessidade de integração com os veteranos. Além de garantir que todos se conheçam, a troca de informações será facilitada, o que pode ajudar em projetos ou alguma decisão estratégica.
Promova confraternizações
Confraternizações, como festas de fim de ano, happy hour ou um simples café da manhã, são ótimas maneiras de levar os colaboradores para um momento descontraído, onde podem pensar além dos deveres do dia a dia. Como consequência, eles passam a criar empatia por outros colegas até então desconhecidos.
Crie projetos entre diferentes setores
Criar projetos que atinjam diferentes áreas é uma ótima forma de promover a integração entre elas. Haverá reuniões periódicas, nas quais todos vão se encontrar e discutir sobre a importância de cada setor.
Assim, além de os colaboradores compreenderem um pouco mais sobre a atividade de cada um, a troca de informações pode ser facilitada. Tudo isso contribui para melhorar os relacionamentos.
Invista em um canal de comunicação
Investir em um canal de comunicação é fundamental para que todos estejam na “mesma página”. Uma empresa que não conta com essa estrutura definida pode aumentar os ruídos nas informações (os famosos telefones sem fio) e as fofocas de corredor. Por isso, prepare um quadro de avisos, uma newsletter, um workplace ou qualquer outro meio que deixe todos a par das novidades e dos informes do negócio.
Como mensurar a empresa de forma geral?
Você deve imaginar que a área de marketing deve medir a performance de suas campanhas, assim como a de vendas, certo? Então, por que a empresa não poderia ter KPIs para monitorar fatores que influenciam na integração de setores?
As métricas-chave de performance são necessárias em todos os departamentos de uma empresa para, assim, haver decisões apoiadas em evidências. Alguns KPIs bastante utilizados em organizações são:
- índice de rotatividade;
- ausência de colaboradores;
- retorno sobre investimento (ROI);
- taxa de performance.
Com os dados coletados por tais métricas, é possível mensurar a empresa no geral. A partir daí, você pode tomar medidas capazes de melhorar cada vez mais a integração entre setores e o clima organizacional.
Como a tecnologia pode ajudar na visão integrada de departamentos?
A tecnologia é uma grande aliada dos negócios, desde a melhora dos processos (devido à automação) até os insights para decisões estratégicas. Com a integração das áreas, não seria diferente: uma ótima ferramenta utilizada para promovê-la é o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning — ERP).
Sistema de gestão integrada
Esse recurso consegue oferecer ao gestor uma visão 360º da empresa, pois, por meio dele, é possível obter informações integradas dos processos. Isso influencia diretamente no controle das áreas e, consequentemente, nas decisões.
CRM
A Gestão de Relacionamento com o Cliente também é uma ótima forma de integrar departamentos. Com essa plataforma, é possível compilar dados de marketing, vendas, atendimento e help desk, entre outros.
Chats e vídeos
Mais uma maneira de integrar os setores é usando chats e videoconferências. Muitos colaboradores precisam estar fora da empresa ou em outra sede, o que faz com que a comunicação seja afetada. Ao utilizar a tecnologia a favor da comunicação, porém, os funcionários têm acesso a respostas e documentos online em uma velocidade muito maior.
Portanto, independentemente do modo como vai promover a integração, o mais importante é olhar para dentro da companhia e observar onde é possível melhorar o fluxo de informações, a troca de mensagens, a análise de dados e outras questões. Assim, a probabilidade de encontrar a forma ideal para integrar seus setores será muito maior!
Entendeu por que a visão integrada de todos os departamentos de sua empresa é um assunto relevante? Para evitar uma série de problemas, é preciso ter em mente as ferramentas disponíveis para ajudar nesse processo e saber como mensurar a organização para, então, promover a mudança que beneficiará todo o seu ambiente!
Gostou deste artigo e deseja mais sobre como as empresas se organizam para melhorar sua gestão empresarial? Então, não deixe de ler o E-book “Como os empreendedores organizam suas empresas?”! Clique aqui para baixar!